Co to jest to Notion? Czyli o mojej ulubionej aplikacji ostatnich miesięcy!

Nie będę ukrywać, że jest aplikacja, która od jakiegoś czasu niesamowicie mnie fascynuje. I mam zaplanowaną całą serię artykułów, dzięki którym – mam nadzieję – i Ty ją docenisz. Ale zanim całkowicie rozpłynę się w tych zachwytach, odpowiedzmy na pytanie, czym właściwie jest Notion.

To system do organizacji życia i biznesu

Brzmi nieźle, nieprawdaż? Ale rzeczywiście – dobrze skonfigurowany może wspierać nas w niemal każdej dziedzinie życia. To narzędzie do zarządzania wiedzą, zarządzania projektami, przechowywania notatek, list zadań czy tworzenia prostych stron internetowych. Tworzymy bazy danych, które w zależności od potrzeb od siebie zależą, współtworzą inne lub są zupełnie niezależne. Te dane możemy później prezentować na wiele różnych sposobów. Aż ciśnie się na język (palce na klawiaturze!) “the possibilities are endless”. (I wiem, że takie ogólniki prawdopodobnie niewiele Ci mówią – mam nadzieję, że za jakiś czas to się zmieni!)

Doskonale sprawdzi się zarówno dla studenta robiącego notatki i przygotowującego się do egzaminów, jak i przedsiębiorcy porządkującego procesy w firmie. Można tworzyć w nim habit trackery, arkusze kalkulacyjne do zarządzania finansami, mini-systemy wspierające tworzenie treści na social media czy planowanie posiłków.

Największe zalety Notion

• Przede wszystkim jest to aplikacja, która daje ogromne możliwości komuś, kto nauczy się jej używać. Można korzystać z różnych formatów (tekst, obraz, wideo, linki, listy to-do) w różnych formach (tablice, kalendarz, tabele, notatki, pulpity nawigacyjne).

• Jedną bazę danych możemy przedstawić na wiele sposobów, co bardzo ułatwia zarządzanie projektami. Wystarczy odpowiednio skonfigurować tabelkę, by utworzyć np. widok zadań wrzuconych w ostatnim tygodniu, przypisanych do nas, z określonymi parametrami, widok kalendarza, tablicy kanban czy wykresu Gantta. Wpisujemy daną informację raz, a pojawia się automatycznie w każdym z tych miejsc!

• Mamy dostęp do wielu gotowych szablonów i zaangażowanych twórców, którzy podsuwają pomysły na kolejne. Tak naprawdę wszystko, co możemy sobie wymarzyć już powstało lub pewnie niedługo powstanie 🙂

• Ma wbudowany moduł AI, który może wspierać nas w codziennych działaniach – zrobi podsumowanie notatek, wyciągnie najważniejsze informacje czy podsunie nowe pomysły i tematy do zagospodarowania.

• Z aplikacji można korzystać także w trybie offline! Z wersji desktopowej (czyli aplikacji komputerowej) bez problemu skorzystamy nawet w momencie, gdy nie będziemy mieli połączenia z internetem. Sprawdza się to szczególnie gdy chcemy popracować nad treściami i wyłączamy wszystko, by nie rozpraszały nas powiadomienia. A także gdy jedziemy np. pociągiem i nie mamy zasięgu.

Czy ma jakieś minusy?

• Jak każde narzędzie, Notion ma także swoje ograniczenia. Przede wszystkim jest dosyć trudne w obsłudze. To, co dla niektórych może być ogromnym plusem (jego konfigurowalność), dla innych – tych mniej “technicznych” – staje się wyzwaniem. Na szczęście łatwo to obejść – wystarczy pobrać gotowy szablon z darmowej bazy lub zakupić bardziej zaawansowany od jakiegoś twórcy.

• Nie jest to też interfejs, który prowadzi za rękę krok po kroku: na start dostajemy dosłownie pustą kartę. Trzeba poświęci chwilę, aby znaleźć najbardziej pasujące do naszego stylu pracy szablony (lub stworzyć własne). Ale, zapewniam Cię – warto!

• Na ten moment nie ma polskiej wersji aplikacji. Moim zdaniem nie jest to wielki problem nawet dla osoby, która nie zna angielskiego, ponieważ na swoim koncie spokojnie można wszystko tworzyć w ojczystym języku. Niemniej warto o tym wspomnieć.

Jak Notion wspiera współpracę?

Tak jak wspomniałam już wyżej, jest to świetne narzędzie do zarządzania projektami. Można wygodnie rozpisać zadania i rozłożyć je na czynniki pierwsze, co bardzo ułatwia ich realizację. Każda klientka, z którą pracuję przy większej ilości projektów, ma u mnie własną tablicę. Poniżej znajdziesz screen fragmentu takiego bardzo podstawowego modułu, do którego dokładam kolejne wedle potrzeb 🙂

Wrzucamy tam zadania, ustalamy terminy, zapisujemy istotne informacje i linki. Wszystko jest w jednym miejscu, pod ręką.

Istnieje też możliwość wymieniania się komentarzami – chociaż do bieżącej komunikacji wolę jednak używać aplikacji, o których pisałam w poście o narzędziach do zdalnej współpracy. Jest to jednak bardzo przydatne, jeśli chcemy odnieść się do konkretnego zadania. Nie ma potrzeby tłumaczenia na czacie, o które konkretnie zadanie nam chodzi.

I co myślisz?

Moim celem dzisiaj było zaintrygowanie Cię i zasygnalizowanie, że Notion to aplikacja, której zdecydowanie warto się przyjrzeć. W Polsce jest coraz bardziej popularna, ale niestety wiele osób rezygnuje już na starcie: nie wie, jak zacząć. I chciałabym to zmienić!

Jeśli szukasz narzędzia, w którym zbudujesz system wspierający produktywność i zarządzanie wszelkimi projektami (zawodowymi czy prywatnymi) – jest to aplikacja dla Ciebie. A na blogu stopniowo będą pojawiać się materiały, jak ją maksymalnie wykorzystać! Zapraszam 🙂