Zdalna współpraca – jakie narzędzia do komunikacji wybrać?

Chcesz nawiązać współpracę z wirtualną asystentką i szukasz najbardziej efektywnego sposobu przekazywania informacji? A może rozważasz pracę online i zastanawiasz się, jakie narzędzia do komunikacji zdalnej wybrać? Poniżej znajdziesz 7 najczęściej wybieranych rozwiązań.

Absolutnie nie staram się tu odkrywać Ameryki – po prostu chcę Ci pokazać najważniejsze moim zdaniem wady i zalety każdego rozwiązania. Widzisz jeszcze jakieś? Podziel się koniecznie w komentarzu! Z którego narzędzia sama najchętniej korzystasz?

1. Telefon jako podstawowe narzędzie do komunikacji

Nie można mówić o narzędziach nie wspominając o tym, co podstawowe i najlepiej znane. Jestem pewna, że wciąż jest wiele osób, dla których to główny kanał komunikacji. Moim zdaniem przy współpracy zdalnej jest mało efektywny, ale prawdopodobnie jest to też kwestia osobistych preferencji.

Zalety

• obecnie ciężko sobie wyobrazić osobę, która nie posiada telefonu i/lub nie potrafi z niego korzystać,
• komunikacja jest synchroniczna, czyli zadajemy pytanie i od razu otrzymujemy odpowiedź.

Wady

• kontakt telefoniczny niesie ze sobą pewne ograniczenia: nie da się przesłać plików, nie widzimy odbiorcy, trzeba robić notatki, w razie potrzeby trudniej wrócić do jakichś treści,
• są osoby, które jak ognia unikają rozmowy telefonicznej – nie bez powodu powstały firmy, które oferują załatwienie jakiejś sprawy przez telefon za kogoś,
• korzystając z tej formy raczej rzadko umawiamy się na konkretną godzinę – po prostu dzwonimy wtedy, kiedy chcemy o coś zapytać lub coś przekazać. Bardzo łatwo więc takim telefonem rozproszyć naszych współpracowników, praca jest wtedy mniej efektywna.

2. E-mail, czyli podstawy 2.0

Tradycyjna poczta elektroniczna to wciąż najczęstsza forma współpracy – zarówno w pracy zdalnej, jak i takiej „w biurze”. Maile wysyłamy do klientów nawiązując relacje, wysyłamy je też do koleżanki z biurka obok załączając ważne pliki czy informacje. Jednak czy w codziennej współpracy z wirtualną asystentką będą one najefektywniejszą opcją?

Zalety

• można załączyć dowolne pliki, a multimedia nie tracą na jakości,
• możliwość przesyłania wiadomości do wielu odbiorców jednocześnie (i niekoniecznie muszą o sobie wiedzieć),
• możliwość kontynuacji korespondencji bez dodawania rozpraszaczy – wiadomości na inny temat.

Wady

• maile mają zazwyczaj dłuższe formy i napisanie ich zajmuje więcej czasu – w związku z tym też dłużej czekamy na odpowiedź,
• na skrzynkę przychodzi zazwyczaj wiele wiadomości, także spamu, i łatwiej coś pominąć.

3. Facebook Messenger i dobrze znane „bip”

Czyli najpopularniejszy komunikator ułatwiający wysyłanie szybkich i krótkich wiadomości. Charakterystyczny dźwięk przychodzenia wiadomości jest znany chyba każdemu. Może być połączony zarówno z naszym prywatnym kontem, jak i firmowym fanpagem.

Zalety

• jest prosty w obsłudze i zdecydowana większość osób mających telefon komórkowy z niego korzysta,
• można go zminimalizować do tzw. dymku i mieć cały czas na wierzchu,
• wciąż wiele relacji nawiązujemy na Facebooku (np. na grupach biznesowych), więc pisząc do kogoś „priv” automatycznie przełączamy się na Messenger.

Wady

• używając Messengera do zdalnej współpracy będziemy prawdopodobnie mieszać komunikację służbową z prywatną,
• ciężko przesyłać pliki inne niż zdjęcia (chociaż jest to możliwe),
• przesłane zdjęcia tracą na jakości.

4. WhatsApp Business – oddziel wiadomości prywatne od służbowych

Czyli biznesowa wersja popularnego WhatsApp, które nawet w wersji Business jest darmowe. Od 2014 roku również należy do Meta (Facebook), więc jeśli stawiamy duży nacisk na media społecznościowe może być ciekawym narzędziem do kontaktu z klientami. Czy będzie natomiast odpowiednie do współpracy?

Zalety

• można ją połączyć z Facebookiem lub Instagramem i kontaktować się bezpośrednio z klientami,
• automatyczne wiadomości powitalne i szybkie odpowiedzi, także te informujące o czasowej nieobecności,
• możliwość utworzenia profilu firmowego i dodania swoich produktów.

Wady

• konieczność udostępniania numeru telefonu,
• jeśli kontaktujemy się zarówno z klientami piszącymi z poziomu fanpage i IG, jak i współpracownikami – można pogubić się w ilości wiadomości i wiele z nich pominąć, dodatkowo nie można korzystać z WhatsApp Business i zwykłego używając tego samego numeru,
• brak możliwości korzystania z WhatsApp Business bezpośrednio na komputerze.

5. Telegram – moje ulubione narzędzie do zdalnej współpracy

Od razu przyznam, że Telegram to aplikacja, z której ja sama korzystam najchętniej. Ma standardowe opcje każdego komunikatora – wiadomości tekstowe, połączenia video czy nagrania głosowe, a przy tym można przesyłać pliki o wielkości do 2 GB. Jest też opcja tworzenia czatów grupowych czy oficjalnych kanałów informacji, co umożliwia współpracę także w większym zespole.

Zalety

• możliwość utworzenia publicznej nazwy użytkownika po której można się z nami skontaktować (nie trzeba podawać nr telefonu, wystarczy link),
• dostępny zarówno w formie aplikacji na telefon oraz komputer z synchronizacją w czasie rzeczywistym,
• bardzo łatwo wrócić do zdjęć, nagrań, filmów czy linków – są gromadzone w oddzielnych zakładkach.

Wady

• brak gotowej integracji z innymi narzędziami dostępnymi na rynku,
• opcja sekretnych czatów dostępna tylko z poziomu telefonu, nie komputera.

Wersja Premium

W cenie 149,99 zł rocznie lub 17,99 miesięcznie można wykupić Telegram Premium, który posiada dodatkowe funkcje, m.in. konwersja głosu na tekst (transkrypcja wiadomości głosowych), tłumaczenie w czasie rzeczywistym czatów i kanałów na inne języki, przesyłanie plików do 4GB, naklejki i emoji premium.

6. Slack – kanały tematyczne na Twoje projekty

Narzędzie do komunikacji zdalnej głównie dla zespołów – umożliwia tworzenie kanałów komunikacji w podziale na projekty, a także wysyłanie wiadomości prywatnych.

Zalety

• wymieniane wiadomości są archiwizowane i można je łatwo znaleźć na pasku wyszukiwania,
• można go zintegrować z większością programów do zarządzania projektami (jeśli nie wszystkimi),
• fragmenty konwersacji bardzo łatwo jest zamienić na taski i przechowywać w oddzielnej zakładce.

Wady

• przy dużej ilości projektów i stworzonych kanałów komunikacji łatwo o chaos i przegapienie wiadomości,
• niektórzy użytkownicy uważają, że Slack jest zbyt skomplikowany,
• w wersji darmowej historia czatu i plików jest automatycznie resetowana po 90 dniach

Wersja Premium

W wersji premium Slack jest dosyć drogim rozwiązaniem – miesięcznie płacimy 7.25 USD za osobę przy najtańszej opcji. Otrzymujemy dzięki temu nielimitowaną historię wiadomości czy nielimitowaną liczbę integracji.

7. Discord: ze świata gier do biznesu

Na koniec narzędzie, które jeszcze niedawno znane było głównie graczom – dziś coraz częściej pojawia się w kontekście biznesów online. Wykorzystywane do budowania społeczności, powoli zastępuje popularne do tej pory grupy na Facebooku. Wizualnie wygląda bardzo podobnie do Slacka, ma jednak możliwość dodania aplikacji (botów), które mogą mieć przeróżne funkcje: od zabezpieczania materiałów hasłem po mini-grę z tekstami piosenek Taylor Swift.

Zalety

• jest zupełnie darmowy i może z niego korzystać nieograniczona liczba osób,
• możliwość tworzenia aplikacji-botów mających różne ciekawe funkcje – np. dodawanie minigier, playlist z muzyką czy linkowanie do Wikipedii,
• opcja prowadzenia rozmów głosowych oraz videorozmów.

Wady

• mnogość funkcji i kanałów może powodować mały chaos organizacyjny – szczególnie przy większych zespołach,
• ilość aplikacji-botów jest ogromna i sprawia, że konfiguracja i wykorzystanie narzędzi w pełni staje się dużo bardziej skomplikowane.

Wersja Premium

Chociaż można wykupić dodatkowe funkcjonalności Discorda, nie są one jednak w żaden sposób opcjami przydatnymi w biznesie. Przeznaczone są raczej dla społeczności graczy, którzy chcieliby korzystać z dodatkowych emoji, możliwości upiększenia swego profilu czy streamowania w jakości HD.