Zdalna wsp贸艂praca – jakie narz臋dzia do komunikacji wybra膰?

Zdalna wsp贸艂praca – jakie narz臋dzia do komunikacji wybra膰?

Chcesz nawi膮za膰 wsp贸艂prac臋 z wirtualn膮 asystentk膮 i szukasz najbardziej efektywnego sposobu przekazywania informacji? A mo偶e rozwa偶asz prac臋 online i zastanawiasz si臋, jakie narz臋dzia do komunikacji zdalnej wybra膰? Poni偶ej znajdziesz 7 najcz臋艣ciej wybieranych rozwi膮za艅.

Absolutnie nie staram si臋 tu odkrywa膰 Ameryki – po prostu chc臋 Ci pokaza膰 najwa偶niejsze moim zdaniem wady i zalety ka偶dego rozwi膮zania. Widzisz jeszcze jakie艣? Podziel si臋 koniecznie w komentarzu! Z kt贸rego narz臋dzia sama najch臋tniej korzystasz?

1. Telefon jako podstawowe narz臋dzie do komunikacji

Nie mo偶na m贸wi膰 o narz臋dziach nie wspominaj膮c o tym, co podstawowe i najlepiej znane. Jestem pewna, 偶e wci膮偶 jest wiele os贸b, dla kt贸rych to g艂贸wny kana艂 komunikacji. Moim zdaniem przy wsp贸艂pracy zdalnej jest ma艂o efektywny, ale prawdopodobnie jest to te偶 kwestia osobistych preferencji.

Zalety

  • obecnie ci臋偶ko sobie wyobrazi膰 osob臋, kt贸ra nie posiada telefonu i/lub nie potrafi z niego korzysta膰,
  • komunikacja jest synchroniczna, czyli zadajemy pytanie i od razu otrzymujemy odpowied藕.

Wady

  • kontakt telefoniczny niesie ze sob膮 pewne ograniczenia: nie da si臋 przes艂a膰 plik贸w, nie widzimy odbiorcy, trzeba robi膰 notatki, w razie potrzeby trudniej wr贸ci膰 do jakich艣 tre艣ci,
  • s膮 osoby, kt贸re jak ognia unikaj膮 rozmowy telefonicznej – nie bez powodu powsta艂y firmy, kt贸re oferuj膮 za艂atwienie jakiej艣 sprawy przez telefon za kogo艣,
  • korzystaj膮c z tej formy raczej rzadko umawiamy si臋 na konkretn膮 godzin臋 – po prostu dzwonimy wtedy, kiedy chcemy o co艣 zapyta膰 lub co艣 przekaza膰. Bardzo 艂atwo wi臋c takim telefonem rozproszy膰 naszych wsp贸艂pracownik贸w, praca jest wtedy mniej efektywna.

2. E-mail, czyli podstawy 2.0

Tradycyjna poczta elektroniczna to wci膮偶 najcz臋stsza forma wsp贸艂pracy – zar贸wno w pracy zdalnej, jak i takiej „w biurze”. Maile wysy艂amy do klient贸w nawi膮zuj膮c relacje, wysy艂amy je te偶 do kole偶anki z biurka obok za艂膮czaj膮c wa偶ne pliki czy informacje. Jednak czy w codziennej wsp贸艂pracy z wirtualn膮 asystentk膮 b臋d膮 one najefektywniejsz膮 opcj膮?

Zalety

  • mo偶na za艂膮czy膰 dowolne pliki, a multimedia nie trac膮 na jako艣ci,
  • mo偶liwo艣膰 przesy艂ania wiadomo艣ci do wielu odbiorc贸w jednocze艣nie (i niekoniecznie musz膮 o sobie wiedzie膰),
  • mo偶liwo艣膰 kontynuacji korespondencji bez dodawania rozpraszaczy – wiadomo艣ci na inny temat.

Wady

  • maile maj膮 zazwyczaj d艂u偶sze formy i napisanie ich zajmuje wi臋cej czasu – w zwi膮zku z tym te偶 d艂u偶ej czekamy na odpowied藕,
  • na skrzynk臋 przychodzi zazwyczaj wiele wiadomo艣ci, tak偶e spamu, i 艂atwiej co艣 pomin膮膰.

3. Facebook Messenger i dobrze znane „bip”

Czyli najpopularniejszy komunikator u艂atwiaj膮cy wysy艂anie szybkich i kr贸tkich wiadomo艣ci. Charakterystyczny d藕wi臋k przychodzenia wiadomo艣ci jest znany chyba ka偶demu. Mo偶e by膰 po艂膮czony zar贸wno z naszym prywatnym kontem, jak i firmowym fanpagem.

Zalety

  • jest prosty w obs艂udze i zdecydowana wi臋kszo艣膰 os贸b maj膮cych telefon kom贸rkowy z niego korzysta,
  • mo偶na go zminimalizowa膰 do tzw. dymku i mie膰 ca艂y czas na wierzchu,
  • wci膮偶 wiele relacji nawi膮zujemy na Facebooku (np. na grupach biznesowych), wi臋c pisz膮c do kogo艣 „priv” automatycznie prze艂膮czamy si臋 na Messenger.

Wady

  • u偶ywaj膮c Messengera do zdalnej wsp贸艂pracy b臋dziemy prawdopodobnie miesza膰 komunikacj臋 s艂u偶bow膮 z prywatn膮,
  • ci臋偶ko przesy艂a膰 pliki inne ni偶 zdj臋cia (chocia偶 jest to mo偶liwe),
  • przes艂ane zdj臋cia trac膮 na jako艣ci.

4. WhatsApp Business – oddziel wiadomo艣ci prywatne od s艂u偶bowych

Czyli biznesowa wersja popularnego WhatsApp, kt贸re nawet w wersji Business jest darmowe. Od 2014 roku r贸wnie偶 nale偶y do Meta (Facebook), wi臋c je艣li stawiamy du偶y nacisk na media spo艂eczno艣ciowe mo偶e by膰 ciekawym narz臋dziem do kontaktu z klientami. Czy b臋dzie natomiast odpowiednie do wsp贸艂pracy?

Zalety

  • mo偶na j膮 po艂膮czy膰 z Facebookiem lub Instagramem i kontaktowa膰 si臋 bezpo艣rednio z klientami,
  • automatyczne wiadomo艣ci powitalne i szybkie odpowiedzi, tak偶e te informuj膮ce o czasowej nieobecno艣ci,
  • mo偶liwo艣膰 utworzenia profilu firmowego i dodania swoich produkt贸w.

Wady

  • konieczno艣膰 udost臋pniania numeru telefonu,
  • je艣li kontaktujemy si臋 zar贸wno z klientami pisz膮cymi z poziomu fanpage i IG, jak i wsp贸艂pracownikami – mo偶na pogubi膰 si臋 w ilo艣ci wiadomo艣ci i wiele z nich pomin膮膰, dodatkowo nie mo偶na korzysta膰 z WhatsApp Business i zwyk艂ego u偶ywaj膮c tego samego numeru,
  • brak mo偶liwo艣ci korzystania z WhatsApp Business bezpo艣rednio na komputerze.

5. Telegram – moje ulubione narz臋dzie do zdalnej wsp贸艂pracy

Od razu przyznam, 偶e Telegram to aplikacja, z kt贸rej ja sama korzystam najch臋tniej. Ma standardowe opcje ka偶dego komunikatora – wiadomo艣ci tekstowe, po艂膮czenia video czy nagrania g艂osowe, a przy tym mo偶na przesy艂a膰 pliki o wielko艣ci do 2 GB. Jest te偶 opcja tworzenia czat贸w grupowych czy oficjalnych kana艂贸w informacji, co umo偶liwia wsp贸艂prac臋 tak偶e w wi臋kszym zespole.

Zalety

  • mo偶liwo艣膰 utworzenia publicznej nazwy u偶ytkownika po kt贸rej mo偶na si臋 z nami skontaktowa膰 (nie trzeba podawa膰 nr telefonu, wystarczy link),
  • dost臋pny zar贸wno w formie aplikacji na telefon oraz komputer z synchronizacj膮 w czasie rzeczywistym,
  • bardzo 艂atwo wr贸ci膰 do zdj臋膰, nagra艅, film贸w czy link贸w – s膮 gromadzone w oddzielnych zak艂adkach.

Wady

  • brak gotowej integracji z innymi narz臋dziami dost臋pnymi na rynku,
  • opcja sekretnych czat贸w dost臋pna tylko z poziomu telefonu, nie komputera.

Wersja Premium

W cenie 149,99 z艂 rocznie lub 17,99 miesi臋cznie mo偶na wykupi膰 Telegram Premium, kt贸ry posiada dodatkowe funkcje, m.in. konwersja g艂osu na tekst (transkrypcja wiadomo艣ci g艂osowych), t艂umaczenie w czasie rzeczywistym czat贸w i kana艂贸w na inne j臋zyki, przesy艂anie plik贸w do 4GB, naklejki i emoji premium.

6. Slack – kana艂y tematyczne na Twoje projekty

Narz臋dzie do komunikacji zdalnej g艂贸wnie dla zespo艂贸w – umo偶liwia tworzenie kana艂贸w komunikacji w podziale na projekty, a tak偶e wysy艂anie wiadomo艣ci prywatnych.

Zalety

  • wymieniane wiadomo艣ci s膮 archiwizowane i mo偶na je 艂atwo znale藕膰 na pasku wyszukiwania,
  • mo偶na go zintegrowa膰 z wi臋kszo艣ci膮 program贸w do zarz膮dzania projektami (je艣li nie wszystkimi),
  • fragmenty konwersacji bardzo 艂atwo jest zamieni膰 na taski i przechowywa膰 w oddzielnej zak艂adce.

Wady

  • przy du偶ej ilo艣ci projekt贸w i stworzonych kana艂贸w komunikacji 艂atwo o chaos i przegapienie wiadomo艣ci,
  • niekt贸rzy u偶ytkownicy uwa偶aj膮, 偶e Slack jest zbyt skomplikowany,
  • w wersji darmowej historia czatu i plik贸w jest automatycznie resetowana po 90 dniach

Wersja Premium

W wersji premium Slack jest dosy膰 drogim rozwi膮zaniem – miesi臋cznie p艂acimy 7.25 USD za osob臋 przy najta艅szej opcji. Otrzymujemy dzi臋ki temu nielimitowan膮 histori臋 wiadomo艣ci czy nielimitowan膮 liczb臋 integracji.

7. Discord: ze 艣wiata gier do biznesu

Na koniec narz臋dzie, kt贸re jeszcze niedawno znane by艂o g艂贸wnie graczom – dzi艣 coraz cz臋艣ciej pojawia si臋 w kontek艣cie biznes贸w online. Wykorzystywane do budowania spo艂eczno艣ci, powoli zast臋puje popularne do tej pory grupy na Facebooku. Wizualnie wygl膮da bardzo podobnie do Slacka, ma jednak mo偶liwo艣膰 dodania aplikacji (bot贸w), kt贸re mog膮 mie膰 przer贸偶ne funkcje: od zabezpieczania materia艂贸w has艂em po mini-gr臋 z tekstami piosenek Taylor Swift.

Zalety

  • jest zupe艂nie darmowy i mo偶e z niego korzysta膰 nieograniczona liczba os贸b,
  • mo偶liwo艣膰 tworzenia aplikacji-bot贸w maj膮cych r贸偶ne ciekawe funkcje – np. dodawanie minigier, playlist z muzyk膮 czy linkowanie do Wikipedii,
  • opcja prowadzenia rozm贸w g艂osowych oraz videorozm贸w.

Wady

  • mnogo艣膰 funkcji i kana艂贸w mo偶e powodowa膰 ma艂y chaos organizacyjny – szczeg贸lnie przy wi臋kszych zespo艂ach,
  • ilo艣膰 aplikacji-bot贸w jest ogromna i sprawia, 偶e konfiguracja i wykorzystanie narz臋dzi w pe艂ni staje si臋 du偶o bardziej skomplikowane.

Wersja Premium

Chocia偶 mo偶na wykupi膰 dodatkowe funkcjonalno艣ci Discorda, nie s膮 one jednak w 偶aden spos贸b opcjami przydatnymi w biznesie. Przeznaczone s膮 raczej dla spo艂eczno艣ci graczy, kt贸rzy chcieliby korzysta膰 z dodatkowych emoji, mo偶liwo艣ci upi臋kszenia swego profilu czy streamowania w jako艣ci HD.

Dodaj komentarz

Tw贸j adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola s膮 oznaczone *