Wiosenne porządki w biznesie online – od czego zacząć?

Pod koniec zeszłego roku bardzo spontanicznie zorganizowałam wyzwanie, które polegało na porządkowaniu różnych aspektów biznesu online. Tak, by lepiej przygotować się do “Nowy Rok, Nowa Ja” i planowania kolejnych działań.

Hasłem przewodnim było:

Jednak nie są to zadanie zarezerwowane jedynie na końcówkę roku. Zaproponowane przeze mnie zadania można (i warto!) wykonywać regularnie – dlatego świetnie nadadzą się także na wiosenne porządki. W końcu który biznes online ich nie potrzebuje?

Wszystko poukładałam tak, by nie zajęły więcej niż godzinę tygodniowo. A jeśli wygodniej będzie Ci je rozłożyć na krótsze odcinki – możesz wykonywać je 15 minut dziennie. I dzięki tym 15 minutom ogarnąć swój biznes na kolejny kwartał!

To jak, podejmujesz wyzwanie?

Tydzień 1: Strony www

Zaczynamy od podstawy biznesu online, czyli własnego miejsca w sieci! To bardzo ważne, by regularnie dbać o stronę internetową wykonując poniższe zadania:

• Sprawdź, kto ma dostęp do Twojej strony (szczególnie z uprawnieniami administratora) i usuń osoby, z którymi już nie współpracujesz.
• Zajrzyj do sekcji komentarzy i usuń wszystkie te, które zostały oznaczone jako spam (lub sama je za takie uznasz).
• Przejrzyj listę wtyczek i dodatków na stronie, wyłącz i usuń wszystkie te, z których już nie korzystasz.
• Zrób kopię zapasową całego systemu (ja korzystam z wtyczki BackWPup).
• Zaktualizuj wtyczki, motywy i wersję PHP (to już bezpośrednio w panelu klienta hostingu) na stronie. W tej kolejności! Wtyczki aktualizuj pojedynczo, zaczynając od tym mniej istotnych po te „największe”. Koniecznie sprawdzaj stronę po każdej aktualizacji, czy nic się nie zepsuło.
• Wejdź w zakładkę Strony i przejrzyj, czy wszystkie rzeczywiście są potrzebne (nie ma np. 3 wersji regulaminu czy stron, które zaczęłaś tworzyć ale w połowie z tego zrezygnowałaś). Usuń te, które nie są już potrzebne. To samo możesz zrobić z wpisami czy produktami. Łatwiej będzie cokolwiek znaleźć.
• Zainstaluj wtyczkę Two Factor i skorzystaj z niej od razu!

Powyższe zadanie pomogą zadbać nie tylko o porządek i bardziej produktywną pracę w przyszłości, ale również będą miały znaczący wpływ na bezpieczeństwo Twojej strony. Zadania tworzyłam na podstawie mojej witryny zbudowanej na WordPressie, ale jestem pewna że większość z nich jest uniwersalnych.

A jeśli chcesz przeczytać jeszcze inne moje rady dotyczące bezpieczeństwa w pracy i współpracy online, zajrzyj do mojego artykułu na ten temat!

Tydzień 2: Hasła

Prowadząc biznes online musisz dbać o bezpieczeństwo. Nie ma co prawda metody, która da Ci 100% pewności. Są jednak działania, które podejmowane regularnie – znacząco poprawią poziom Twoich zabezpieczeń.

• Zainstaluj menadżera haseł. Na początku pewnie będziesz potrzebowała chwili, by się przyzwyczaić. Ale uwierz mi, po pewnym czasie korzystanie z niego wejdzie Ci w krew i docenisz wszystkie zalety, jakie posiada. Osobiście korzystam z Bitwardena i z czystym sumieniem mogę polecić. Możesz go dodać jako rozszerzenie w przeglądarce i mieć dostęp za każdym razem, gdy tego potrzebujesz – wystarczy tylko wpisać hasło główne (pamiętaj, by było zarówno łatwe do zapamiętania, jak i możliwie skomplikowane).
• Wszędzie tam, gdzie to możliwe, włącz dwuskładnikowe uwierzytelnienie logowania. Zrób to przede wszystkim na stronie www, Instagramie, Facebooku czy skrzynce mailowej.
• Zmień wszystkie hasła tak, by żadne się nie powtarzało. Zrezygnuj z wszelkich 'Dupa123′ albo '123qaz’ – to nie są hasła, które są w stanie Cię zabezpieczyć. Najlepiej skorzystaj z generatora (Bitwarden ma wbudowany). Wszystkie nowe dane logowania możesz dodać do menadżera – dzięki temu następnym razem zalogujesz się bez problemu.

Zdaję sobie sprawę z tego, że przypominanie sobie wszystkich witryn, w których mamy konto, i zmienianie hasła może być czasochłonne. Dlatego w tym tygodniu ogarniamy „tylko” 3 zadania. Za to jakie ważne!

Tydzień 3: Telefon

Nie wiem, czy masz podobnie, ale telefon to dla mnie bardzo istotne narzędzie pracy. Zapisuję tam swoje przemyślenia, robię zdjęcia i screeny informacji, do których chcę wrócić później. Bywa, że jest tego tak dużo, że trudno mi cokolwiek znaleźć. Dlatego w tym tygodniu porządki w biznesie robimy w telefonie.

Ważne: z doświadczenia wiem, że przy takich porządkach łatwo się zapomnieć i stracić długie godziny. Dlatego zachęcam, by ustawić sobie minutnik/zegar Pomodoro i działać dopóki nie zadzwoni! 

• Przejrzyj wszystkie zdjęcia i screeny, które masz na telefonie. Niepotrzebne skasuj, te „na przyszłość” przerzuć do odpowiedniego folderu na komputerze – zostaw tylko te, z których na bieżąco korzystasz.
• Zaktualizuj wszystkie aplikacje (jeśli są takie, których już nie potrzebujesz – skasuj je).
• Uporządkuj notatki i zapisane strony/linki w telefonie – możesz skorzystać z aplikacji np. Notion lub Pocket.
• Posegreguj aplikacje w foldery tematyczne (jeśli Twój telefon ma taką opcję) by łatwiej znaleźć tę, której akurat potrzebujesz.

Zawsze obiecuję sobie, że będę regularnie zgrywać zdjęcia i robić porządki w biznesie i telefonie. Jak to z obietnicami bywa – wychodzi jak zawsze. Jeśli też masz z tym kłopot, nie czekaj na lepszy czas. Zaplanuj kolejny wieczór lub dwa i działaj.

Tydzień 4: Foldery

Zdarza Ci się szukać jakiegoś dokumentu lub pliku, który był zawsze „gdzieś” a teraz, gdy go bardzo potrzebujesz jakby się ukrył? Ostatnio mój mąż wszędzie szukał swojej piżamy. Był pewien, że wszystko sobie przygotował – ale zupełnie nie pamiętał, gdzie ją położył. Okazało się, że… ma ją na sobie! Chwilę wcześniej poprosiłam go o wyniesienie śmieci, więc szybko naciągnął dresy na piżamę i o tym zapomniał. Pomyśl, ile czasu marnujemy na szukanie czegoś, co powinno mieć konkretne miejsce.

Na komputerze mamy wszystko: dokumenty, ebooki, zdjęcia, filmy, programy i… tysiące innych rzeczy. Jeśli choć raz w pośpiechu szukałaś dokumentu, który „gdzieś” był – ten tydzień wyzwania jest także dla Ciebie!

• Zastanów się, jakie masz kategorie plików i stwórz sobie strukturę folderów. Ja mam między innymi takie foldery jak praca, studia, dokumenty, zdjęcia, ebooki, inne – ale wybierz cokolwiek, co będzie Ci służyć.
• Posegreguj wszystko – może to zająć zdecydowanie więcej, niż godzinę, więc na razie skup się na najważniejszej kategorii (np. dokumenty lub praca).
• Pamiętaj, by wszelkie pobrane pliki wrzucać od razu tam, gdzie ich miejsce.
• Możesz skorzystać z programu, np. Duplicates Cleaner, który wyszukuje takie same pliki na dysku by niepotrzebnie go nie zaśmiecać.

Nie będę ściemniać – osobiście ten tydzień uznaję za najtrudniejszy i na samą myśl mam ciarki na plecach. Ale podejmuję rękawicę – 15 minut dziennie być może nie załatwi sprawy, ale zawsze będę o te x plików do przodu.

A Ty?

Podsumowanie wyzwania

Przyznaję, że dla mnie samej zrealizowanie wszystkich zadań nie było łatwe. Finalnie poświęcałam trochę więcej czasu – ok 20 minut dziennie, ale faktycznie zauważyłam sporą różnicę. Jednak ze względu na to, że czas grudniowy jest i tak bardzo napięty, większe sprawy zostawiłam już na przerwę poświąteczną.

Widzę, jak dużo dało mi uporządkowanie tych wszystkich aspektów – łatwiej mi było odnaleźć właściwy plik, zdjęcie czy informację. Chociaż pewne sprawy weszły mi w krew (np. korzystanie z menedżera haseł) to dziś znowu widzę potrzebę podjęcia wyzwania.

Dlatego warto regularnie przeznaczyć chociaż kilka dni na takie rozłożone w czasie sprzątanie. A dzięki temu później pracować sprawniej i być dużo bardziej produktywnym. Powodzenia!